Необходимость в Управлении документооборотом, как правило, связана с желанием многих организаций создать «безбумажный» офис – т.е перевести документацию в электронную форму.
Управление документооборотом требует управления базами данных (database management), поскольку неотъемлемым элементом перехода от бумажных архивов к хранению документов в цифровом виде является создание возможности для поиска этих электронных документов по ключевым словам, фразам и числовым последовательностям.