Новости для интеллектуалов

Новости креативного класса

Каталог компаний

Выбрать тренинг

Летнее чтение:

Добавить в Каталог

Статьи

О Клубе

Форумы

Публикация месяца

TreKo.Ru Консалтинг и тренинги

Рейтинг@Mail.ru



Организация конференций и семинаров TREKO.RU: Участники-ангелы и Участники-демоны


Доклад на 11-й Конференции СПб Клуба консультантов и тренеров

 Автор: Георгий Борисович Соколов,
Начальник отдела
консалтинговой компании «ТРИЗ-ШАНС»
(г. Санкт-Петербург)
Сайт: http://www.triz-chance.ru

Оглавление

  1. Цель Конференций портала TREKO.RU

  2. Некоммерческий формат Конференций

  3. Демоны и ангелы…

  4. Идеальный Слушатель

  5. Идеальный Докладчик

  6. Выводы

  7. Полезные ссылки
1. ЦЕЛЬ КОНФЕРЕНЦИЙ ПОРТАЛА TREKO.RU

Цель наших Конференций - обмен новыми и полезными знаниями в области краткосрочного бизнес-обучения и бизнес-консалтинга.


Соответственно те средства, которые работают на эту цель, расцениваются Оргкомитетом как положительные, а те, что не работают на неё или уводят в сторону – как отрицательные.

Достижение этой цели делает Конференцию выгодной для ее Участников: Слушатели получают новые знания, которые смогут применить на практике; Докладчики (помимо различных приглашений провайдерами обучения и PR-эффектов) в результате профессионального обсуждения их сообщений получают ценную информацию для последующих разработок (подробнее об этом говорится в статье Ереминой Н.А. «Личный опыт: Как сделать Доклад на Конференции TREKO.RU»).

Важно понять, что какие-либо личные привычки, стереотипы, стандарты работы потенциальных Участников Конференции могут противоречить, не согласовываться с указанной выше целью.

Это касается, например, принятого у нас формата обмена информацией: как и на других профессиональных Конференциях, у нас приветствуются новые, нестандартные и даже противоположные мнения, что совсем не характерно для привычного формата подачи информации на семинарах или презентациях. Другое дело, что эти мнения должны быть - хотя бы частично - обоснованы.


Для того, чтобы согласовать поведение всех Участников с названной выше целью был разработан Устав Конференций портала TREKO.RU, в котором описаны основные права и обязанности всех Участников.

2. НЕКОММЕРЧЕСКИЙ ФОРМАТ КОНФЕРЕНЦИИ

С самого начала нами был выбран некоммерческий формат, в соответствии с которым:

- Участники, регистрирующиеся заранее, получают скидки на ряд мероприятий, проходящих в рамках Конференции, а в некоторых даже могут участвовать бесплатно;

- цены намеренно держатся низкими, чтобы каждый желающий смог оплатить участие самостоятельно, если его компания, по каким-то причинам, этого не делает;

- каждый Участник может выбрать нужные ему мероприятия Конференции и оплатить участие только в них;

- иногородние Участники могут выбрать подходящую гостиницу из списка, составленного Оргкомитетом (мы отобрали проверенные и недорогие гостиницы), за поселение ничего не нужно платить Оргкомитету;

- в цели Оргкомитета не входит извлечение доходов, погоня за рекламой и т.п. Докладчики, выполнившие требования Оргкомитета, участвуют бесплатно.

В 2007 году на закрытии очередной летней Конференции Оргкомитет предложил подготовить к следующему разу VIP-обслуживание для всех желающих. А именно: длительную переписку и согласование каждого пункта Договора, встречу прибывающих на машине в аэропорту, личный менеджер сопровождения, 3-хразовое питание, отель 4 или 5 звезд и т.п. И, естественно, соответствующую цену…

Факт: ни одного желающего в зале не нашлось.


Поэтому будем помогать друг другу в существующем формате.

3. ДЕМОНЫ И АНГЕЛЫ…

Автор данного Доклада понимает, что среди Участников наших Конференции нет ни демонов, ни ангелов. Есть реальные представители рынка, на котором мы все работаем.

Но, базируясь на опыте проведения 10 Конференций TREKO.RU в Санкт-Петербурге, а также множества других мероприятий в Москве, Киеве, Минске, Екатеринбурге, Челябинске, Иркутске, Владивостоке и других городах СНГ и Балтии, мы постарались нарисовать портреты:

«Абсолютно отрицательного Слушателя», ниже он обозначен как «Слушатель –» «Абсолютно положительного Слушателя» - ниже он обозначен как «Слушатель +»
Аналогично - «Докладчика –» Аналогично - «Докладчика +»


Мы стараемся организовать наши Конференции так, чтобы максимально приблизиться к знаку «+», и максимально удалиться от знака «–». И, тем самым, не только облегчить себе работу, но и улучшить качество Конференции, сделать ее максимально полезной и эффективной для самих Участников.

В качестве формата Конференции осознанно был выбран классический формат научной Конференции: отсутствие рекламных презентаций и развлечений, строгий регламент, короткие выступления, публикация Докладов заранее, особое внимание таким параметрам, как новизна и полезность. Замечу: формат научных Конференций складывался и проверялся столетиями…

Правила проведения Конференции, о которых говорится ниже – это не сиюминутная прихоть, а отработанные способы предотвращения ошибок, совершаемых людьми. Да, люди разные, но, факт: не сговариваясь, они делают одинаковые ошибки. (Предыдущую фразу полезно перечитать ещё раз).

В приводимых ниже таблицах мы идём по «Цепочке действий» (термин И.Л. Викентьева). Слушателя и Докладчика: характерные черты «Участников –» и « Участников +» расположены в хронологическом порядке.

4. ИДЕАЛЬНЫЙ СЛУШАТЕЛЬ


Стадия Слушатель – Что делать? Слушатель +
ДО КОНФЕРЕНЦИИ
Регистрация, заполнение онлайн-формы При регистрации:

- указывает один e-mail… с ошибкой

- так и не прочитав информацию о Конференции, в качестве вопроса для консультационного пункта интересуется датой, ценой участия…

- Регистрируется в последний момент, когда регистрация уже закончилась и потом звонит с настойчивыми просьбами сделать исключение…

- Несмотря на неоднократные рекомендации Оргкомитета, НЕ регистрируется вообще. Вместо этого в последний день звонит и пишет письма: «Я не знаю, где будет проходить Конференция! Что мне делать???»
- Наиболее грубые ошибки (забыли написать «.ru») мы исправляем…

- Обращаем внимание на необходимость указывать два e-mail на разных серверах
- Читает рассылки, следит за новостями на TREKO.RU, сам подробно изучает информацию о Конференции и регистрируется

- При регистрации указывает 2 e-mail на разных серверах;

- Регистрируется как можно раньше, чтобы получить все льготы;

- Внимательно читает Устав Конференции;

- Задает в консультационный пункт конкретные, актуальные, вопросы (они очень помогают Докладчикам, Оргкомитету и другим Слушателям).

Ожидание… Пройдя регистрацию, начисто забывает о Конференции и «просыпается» в последний момент, когда все списки уже готовы

Воспринимает Конференцию, как очередную тусовку-развлечение, где можно просто «потрепаться» и отдохнуть без какой-либо отдачи
Права и обязанности Участников Конференции сформулированы в Уставе: Всем регистрирующимся рекомендуется внимательно с ним ознакомиться. Цитата из Устава: «Участники обязаны не реже 1-го раза в месяц посещать Ленту новостей очередной Конференции (на которой публикуются новости и список всех разосланных Оргкомитетом писем)».

Следует отметить, что к приличной Конференции целесообразно готовиться, т.к. только в этом случае от неё будет польза
Регулярно посещает Ленту новостей Конференции
Участие в опросах, исследованиях, консультационном пункте Никогда ни в чем не участвует…

А на Конференции сетует, что ему не дали (кто?) познакомиться с Коллегами!
Предусмотрено несколько уровней «обратной связи»:

- Опросы (самый простой – просто выбрать вариант ответа);

- Исследования (ответить на вопросы Оргкомитета)

- Консультационный пункт (задать вопрос или ответить на вопросы других Участников)

Оргкомитет в своих письмах постоянно приглашает к участию в различных интерактивных формах и публикует фото и контактные данные Авторов ответов.

Опыт показывает, что это лучший способ познакомиться ещё до начала Конференции
Присылает подробные ответы на опросы; исследования; вопросы консультационного пункта
Ответы на письма Оргкомитета - Стабильно не отвечает на письма и «проявляется» перед самой Конференцией с претензией: почему не информировали!

- Звонит и задает вопросы, ответы на которые содержатся в письмах Оргкомитета и на главной странице Конференции… (статистика говорит о том, что эти же Участники напутают и при оформлении Договора, Акта, Счета… см. ниже)
Оргкомитет рассылает письма как Слушателям, так и Докладчикам. Естественно, у каждого из писем есть свои цели: получить какую-то информацию, а какую-то – донести.

Цитата из Устава:

Участник обязан «Отвечать на электронные письма Оргкомитета».

Ссылка на страницу Конференции присутствует в нескольких местах каждого письма.

Какое-то из писем может не дойти – но оно будет обязательно проанонсировано на Ленте новостей Конференции

- В течение 1-го рабочего дня отвечает на каждый вопрос Оргкомитета;

- Всегда подтверждает получение писем
Получение Счета Получив Счет, многократно просит изменить состав Счета: количество участников, семинаров, книг, Заказчика… Оргкомитет дважды (на этапе регистрации и путем специально рассылаемого письма) спрашивает каждого Участника: в каких мероприятиях он участвует и какие дополнительные материалы заказывает. Увы, и этого порой бывает недостаточно… Подтверждает получение Счета и сообщает, когда Счет будет оплачен
Оплата Счета - Оплачивает Счет с опозданием

- Не предупредив, сам меняет состав Счета

- Оплачивает Счет от сторонней организации…

В результате не может правильно оформить документы
Информация о составе Счета, сроках и правилах оплаты дублируется:

- В самом Счете

- В тексте Договора

- В сопроводительном письме
Вовремя оплачивает Счет и сразу присылает по факсу либо e-mail копию платежного поручения (квитанции банка, почтового перевода)
Работа с Докладами Не знакомится с открыто опубликованными Докладами

Не удосужившись ознакомиться с Докладами на портале, звонит и пишет письма с вопросами: «А что будет? А кто будет?»
Большинство Докладов открыто публикуется на Портале еще до начала очередной Конференции, т.к. Оргкомитет знает: самое интересное на Конференции – это вопросы Докладчикам от подготовленных Слушателей. Внимательно читает Доклады, задает вопросы напрямую Докладчику, в консультационный пункт, в Оргкомитет. Это позволяет Докладчику и Оргкомитету лучше подготовиться, а Слушателю – получить более детальную информацию.
ВО ВРЕМЯ КОНФЕРЕНЦИИ
Прибытие на Конференцию - Не читая писем Оргкомитета, по прибытии в город проведения Конференции, начинает по телефону выяснять, где же она конкретно будет проходить?

- Не читая писем Оргкомитета, только прибыв на Конференцию, начинает выяснять телефоны гостиниц…

- Опаздывает на Конференцию и пытается «проникнуть» посреди торжественного открытия
- Информация о месте проведения Конференции – с фотографиями – публикуется на специальной странице

- Непосредственно перед Конференцией всем Участникам рассылается подробнейшее информационное письмо с описанием: как добраться к месту проведения от аэропортов, вокзалов, гостиниц.

Это письмо рекомендуется распечатать и взять с собой.
Если Участник иногородний, он заранее выбирает и бронирует гостиницу или останавливается у знакомых
Регистрация - Приводит с собой своих Коллег, ранее не регистрировавшихся на Конференцию, пытается «канючить»: «А может пропустите? Это мои друзья, приехали издалека…», или откровенно врать: «А мне сказали, что можно прийти с товарищем»…;

- Не привозит с собой документов (Договор и Акт) либо эти документы не заполнены

- Создаёт сутолоку у регистрационного стола, не соблюдая очереди и не подготовив заранее все необходимые документы...
- Цитата из Устава: «Не зарегистрированные Участники участия в Конференции не принимают, даже если они прибыли на Конференцию». И это правило Конференции железно выполняется.

- Информация о необходимости правильного заполнения документов присутствует в нескольких письмах Оргкомитета... К сожалению, и этого бывает недостаточно

- Договор и Акт высылается Слушателю заблаговременно – его нужно только заполнить, распечатать в 2 экз. и взять с собой

- При входе Слушателю выдаётся персональный билет с тем, чтобы Слушатель знал, к кому подойти у стола регистрации, и с тем, чтобы не создавать очередь и не задерживать остальных Коллег.
Вовремя прибывает на регистрацию Участников с правильно заполненными Договором, Актом и командировочным удостоверением (для иногородних) ... и авторучкой
Участие в работе секций - Не задает Докладчикам вопросов, а потом возмущается о «нехватке времени для личного общения»

- Путает Конференцию с семинаром, ждет, что его чему-то научат и выдадут красивый сертификат (пояснение: приличная Конференция – это, прежде всего, обмен опытом).
- График всех Докладов заранее размещается на TREKO.RU, вкладывается в папку каждого Участника, вывешивается возле залов, в которых проходят секции

- Полные тексты большинства Докладов заранее открыто публикуются на портале TREKO.RU.

- 10-15 минут из 30, отведенных каждому Докладчику, предназначены только для вопросов Слушателей. За лучшие вопросы Слушатели получают призы.
- Заранее ознакомившись с расписанием Докладов, составляет для себе оптимальный «маршрут»;

- Заранее изучив тексты Докладов, размещенные на TREKO.RU, задает Докладчикам продуманные вопросы;

- Заранее изучив Доклады и ответы на вопросы консультационного пункта, определяет список Участников, с которыми надо лично пообщаться; нелениво договаривается о встречах.
Участие в семинарах и Мастер-классах Не участвует в семинарах…

Приезжает на 1 день, и пытается за 1 день:

- забежать на Конференцию;

- пообщаться со знакомыми в городе;

- сделать покупки;

- проучаствовать в масштабной культурной программе…
«Оргкомитет рекомендует участвовать в работе Конференции двум представителям от одной компании, так как большинство мероприятий Конференции в первый и второй день идут параллельно», более того, 2-м, 3-м Участникам от одной компании предоставляются скидки. Участвует, при этом разные Сотрудники одной компании посещают разные семинары, Мастер-классы
Оформление документов - Неправильно оформляет документы (не заполняет, не подписывает и т.п.)

- Не понимают разницы между оплатой от Юр. и от Физ. лица. И поэтому неправильно оформляет Договор, Акт и Счет (физическому лицу в Договоре нужно указать ФИО и паспортные данные, никаких печатей не нужно!)

- Платит как Физ. лицо, а Договор и Акт оформляет на Юр лицо.

Говорит, что он об этом не знал, ему не писали, и при этом держит в руках распечатанное письмо Оргкомитета с этой информацией…

- Пытается получить документы утром, когда Организаторы очень загружены, а не в 17.00 часов – заранее оговоренное время
В конце первого дня в графике Конференции предусмотрено специальное время для получения Документов.

Внимание Участников обращается на это во время и в письмах Оргкомитета и во время регистрации.
Заранее и правильно оформляет документы, вовремя сдает их и получает.
ПОСЛЕ КОНФЕРЕНЦИИ
Старательно создав себе сложности по участию в Конференции, уезжает домой… Оргкомитет работает в течение нескольких месяцев, чтобы сделать Конференцию максимально полезной для неленивых Участников

Мы всегда открыты для разумных предложений
Вернувшись домой, присылает в Оргкомитет письмо со своими предложениями о следующей Конференции…
Через полгода Просыпается и начинает писать письма: «Вы обязаны срочно выслать документы, которые я забыл получить!» Без комментариев…


5. ИДЕАЛЬНЫЙ ДОКЛАДЧИК:

СтадияДокладчик –Что делать?Докладчик +
ДО КОНФЕРЕНЦИИ
Регистрация, заполнение онлайн-формы - Не регистрируется на странице Конференции…

- Вступает в переписку и долго торгуется на тему: «А стоит ли мне, великому, выступать на данной Конференции?» «Хоть и очень занят, тренингую мэра в Барселоне, но уж так и быть, готов выступить, мне нужны 2 часа»

- Усиление: вместо «гуру» переписку ведет низкоквалифицированный секретарь
Проводя опросы, исследования, работая с Авторами статей, Оргкомитет всегда обращает внимание на потенциальных Докладчиков – и заранее приглашает к участию в Конференции Заранее принимает решение выступить с Докладом.

Оперативно регистрируется и приступает к подготовке Доклада…
ВАЖНО: портал TREKO.RU по проверяемым показателям – крупнейший сайт, посвященный тренингам и консалтингу в СНГ и Балтии
Определение темы Доклада Выбирает очень широкую, «избитую» тему Цитируем рекомендации Оргкомитета: «Выбор широкой темы, как правило, является ошибкой, поскольку за короткое время Доклада её не раскрыть, а сама тема хорошо известна Слушателям профессиональной (!) Конференции и никакой новизны и полезности здесь – увы – не получить…»

Оргкомитет обычно активно помогает Докладчикам в выборе темы, поиске материала (если он опубликован на портале TREKO.RU)…
Выбирает узкую и конкретную профессиональную тему
Подготовка «фактуры»В багаже Докладчика, к сожалению, нет достаточного количества решенных практических задач… Поэтому в Докладе он использует 1-2 банальных примера, почерпнутых из Internet и модных книг… - Одним из критериев, по которому мы приглашаем Докладчика, является наличие большого практического опыта: это чётко видно из уже существующих его публикаций

- Оргкомитет многократно обращает внимание Докладчика на необходимость присутствия в тексте практических примеров и небанальных выводов
Докладчик давно и прицельно разрабатывает данную тему, и в его картотеке накопилось достаточно материала для нескольких Докладов.
Написание текста - Пишет Доклад в последнюю ночь перед «дэд-лайном»;

- В качестве Доклада присылает свою старую статью

- В качестве Доклада присылает рекламу своих услуг или программу своих семинаров…

- В качестве Доклада присылает сверх-краткие тезисы

- Не читает правила оформления Докладов
- Необходимость заранее прислать полный текст – это не прихоть Оргкомитета. Чтобы подготовить выступление перед Профессионалами нужно время… И для того, чтобы Доклад был принят, порой необходимо пройти 2-3 раунда переписки и доработки текста. Насыщает текст Доклада практическими примерами из собственной практики;

Придает Докладу чёткую структуру, формулирует выводы.
Прием Доклада Оргкомитетом- Прислав первую версию Доклада и получив рекомендации и замечания Оргкомитета, обижается…

- Присылает 2-ю версию Доклада, практически идентичную 1-й…
Цель Оргкомитета – получить качественный Доклад.
Поэтому Оргкомитет терпеливо и кропотливо работает с присланными ему текстами, доброжелательно указывает Докладчикам на необходимость доработки, и даже порой предоставляет ему ссылки на дополнительные материалы.

В публикации указаны 10 наиболее типовых рекомендаций Оргкомитета
Получив рекомендации и замечания Оргкомитета, оперативно готовит 2-ю версию Доклада;

Советуется с Оргкомитетом: «А как сделать лучше?»

Для Докладчиков из Москвы и Санкт-Петербурга предусмотрена бесплатная встреча с Руководителем Оргкомитета.
Репетиция Доклада дома Не репетирует дома и пытается непременно «блеснуть» перед незнакомыми людьми… На Конференции масса опытных людей, «поразить», удивить их весьма сложно…

Совет: честно расскажите о своей работе.
Понимает, что Конференция проходит очень динамично. Заранее репетирует и хронометрирует свой Доклад
ВО ВРЕМЯ КОНФЕРЕНЦИИ
Прибытие на Конференцию - Прибывает на Конференцию за 5 минут до своего выступления, как следствие – не слушает других Докладов и не усваивает «формат»…

- Только прибыв на Конференцию, начинает интересоваться наличием оборудования для презентации…

- На Конференциях TREKO.RU практикуется следующее правило: Докладчик заранее (во время предыдущего выступления) занимает место в президиуме, чтобы Слушатели успели привыкнуть к нему, а он – к Слушателям

- Временной график соблюдается жестко, опоздавший Докладчик не получит дополнительных минут за cчет своего Коллеги.
- Прибывает к началу Конференции вместе с другими Участниками;

- Успевает «почувствовать атмосферу, формат» и познакомиться с другими Участниками.
Выступление с Докладом - Начинает свой Доклад с длинного знакомства со Слушателями, введения… И тратит на это значительную часть времени Доклада;

- Приглашает Слушателей «поиграть», «смело высказывать свои мнения»… И тратит на это значительную часть времени Доклада;

- Осознав, что перед ним не новички (о чем Оргкомитет предупреждал письменно минимум 3 раза), вдруг (!) пытается выступить на другую тему и нормально проваливает свой Доклад
Через 20 минут после начала выступления Доклад будет остановлен и Слушатели смогут задать свои вопросы. Поэтому 20 минут должны быть использованы максимально эффективно: для передачи Слушателям того нового и полезного, что наработал выступающий Специалист

- Ведущий секции может прервать Доклад и: попросить Докладчика вернуться к теме выступления; попросить Докладчика сформулировать основные тезисы либо выводы.

- Рекомендации по подготовке устного выступления заранее высылаются Оргкомитетом каждому Докладчику.

- Слушатели могут в течение всей Конференции перемещаться между секциями, таким образом «голосуя» за качество Докладов…
- Кратко представляется и сразу переходит к сути вопроса;

- Четко формулирует основные тезисы;

- Уделяет особое внимание моментам, не отраженным в тексте Доклада: например, приводит дополнительные примеры;

- В конце Доклада формулирует выводы, не забыв про «новизну» и «полезность»;

- Следит за временем, укладывается в 20 минут и предоставляет время для вопросов Слушателей.
ПОСЛЕ КОНФЕРЕНЦИИ
Покидает Конференцию сразу же после своего выступления Портал TREKO.RU готов к сотрудничеству с Авторами качественных Докладов и предоставляет им свои медиа-возможности: публикует материалы с фото, контактными данными, приглашает на различные мероприятия, как свои, так и проводимые совместно с Партнерами. Вернувшись домой, присылает в Оргкомитет письмо с предложением темы Доклада для следующей Конференции


6. ВЫВОДЫ

Факт: на VII, VIII, IX и X-ю Конференции бизнес-тренеров и консультантов к нам стабильно приезжало 120-130 Коллег из 25-35 городов СНГ и Балтии. Это означает, что мы выбрали правильный формат и правильную технологию.

Давайте совместно сделаем их ещё более эффективными!

7. ПОЛЕЗНЫЕ ССЫЛКИ:

Официальные документы ОргкомитетаМатериалы Участников Конференций портала TREKO.RU
Устав Конференций TREKO.RU Еремина Н.А., Личный опыт: Как сделать Доклад на Конференции ТРЕКО.RU
Лента новостей Конференции, которую каждый зарегистрировавшийся Участник обязан просматривать 1 раз в месяц »»» Мнение Д.В. Димитриева о Конференции
Ответы на типовые вопросы по Конференциям TREKO.RU Мнение И.Н. Иголкиной о Конференции
Таблица цен и скидок для участия в работе очередной Конференции TREKO.RU Модестов С. Ю., Доклад о Докладе (или как подготовить сообщение для Специалистов)
Информация о проверенных гостиницах для иногородних Участников
Примерные (возможные) темы Докладов  
Правила оформления Докладов  
Как НЕ сделать 10 типовых ошибок, готовя Доклад на Конференцию TREKO.RU?  
Интеллектуальная собственность в области тренинга и консалтинга: 14 вопросов и ответов  


Технология организации научных конференций


Мы Вконтакте:
вступайте!

Мы в ФБ:
вступайте!

Мы в Твиттере
Добавляйтесь!
Видеолекции И.Л. Викентьева о ТРИЗ, творческих личностях / коллективах

Методические статьи
Статьи и дискуссии
Полезные бизнес-цитаты
Коллекции
На главную
Любое использование текстов и дизайна может осуществляться лишь с разрешения Редактора портала.
Основание: "Закон об авторском праве и смежных правах" PФ, Гражданский кодекс РФ и международные нормы.

Для Пользователей: направляя нам электронное письмо и/или заполняя любую регистрационную форму на сайте,
Вы подтверждаете факт ознакомления и безоговорочного согласия с принятой у нас Политикой конфиденциальности.


English
Deutsch
Russian